Aprendizados de uma organização da SUA

Por Gabriel Ishida

SUA = Semana Universitária de Audiovisual, evento universitário organizado desde 2004 na UFSCar e itinerante pelas universidades de comunicação e audiovisual no Brasil, contando com participantes do país inteiro.

Em 2008, nós, da Unicamp, aceitamos o desafio de organizar uma SUA em nossos domínios no IA. Nunca havíamos organizado sequer um evento interno, imagina organizar um evento de porte nacional. Como vimos nas edições anteriores em outras faculdades, não iria ser nada fácil.

O primeiro passo foi formar Comissões de Organização. Dividimos basicamente em quatro: Estrutura e Patrocínio (responsáveis por tudo que envolvesse o agendamento de salas, patrocínios específicos para viabilizar o evento, alojamento dos participantes e outros), Mostras e Oficinas (responsáveis pela programação das atividades e calendário de exibições), Comunicação (toda a propaganda e relacionamento externo, como os participantes e faculdades) e Festas (o nome já diz tudo).

Acho que uma das principais dificuldades de se organizar um evento é reunir pessoas realmente interessadas em ajudar. Nessa SUA, felizmente, tivemos grande adesão e as pessoas realmente estavam comprometidas em ajudar. Todas abraçaram a causa e isso com certeza refletiu no resultado final. Outra coisa importante é você estabelecer metas claras para cada comissão e cada uma ter uma certa autonomia. Parece simples, mas sabemos muito bem que, geralmente, existe um líder máximo e tudo tem que passar pela mão dele. No nosso caso, cada comissão trabalhava de forma autônoma, mas ao mesmo tempo mantinha as outras informadas do que era essencial nas reuniões periódicas das comissões. Esse diálogo foi fundamental para não ter ruídos dentro do evento.

Outro obstáculo (e creio o mais difícil) era arrecadar o dinheiro inicial, já que na época não havia esquemas de crowdfunding, como Catarse. Começamos praticamente do zero, pois o repasse da UFSCar (última sede do evento) havia sido pouco. Sem ajuda financeira da Unicamp e do Instituto de Artes (ambos ajudaram oferecendo a estrutura para o evento), tivemos a ideia de fazer uma rifa que premiava o ganhador com uma cesta de chocolates (estávamos próximos da Páscoa), gentilmente cedido por uma das tias de um membro da organização. Conseguimos vender todas as rifas, levantando um bom dinheiro inicial para os custos pré-evento. Passamos aperto apenas nesse começo, pois no final do evento acabou com bastante dinheiro em caixa, vindo das festas, das inscrições e da venda de camisetas.

Outra dificuldade também foi a questão do alojamento. Como era uma semana de evento, tínhamos que disponibilizar alojamento para os participantes. Havíamos fechado com a Unicamp a utilização de algumas salas de aula vagas e banheiros com chuveiro dentro do campus, mas outros eventos maiores e melhor patrocinados acabaram fazendo com que isso não rolasse. A solução encontrada foi disponibilizar repúblicas de estudantes para os participantes. Pagamos um valor determinado por pessoa alojada, mais a limpeza no final e a república cedia espaço para os participantes, que traziam colchões, cobertores, etc. Como era começo das férias de Julho, isso contribuiu para que as repúblicas, em sua maioria, estivessem vazias e também porque uma característica interessante da Unicamp é que as repúblicas são bem próximas da universidade por conta do isolamento geográfico de Barão Geraldo (distrito de Campinas) em relação à cidade e também porque ao redor do campus é um bairro de classe média alta, tendo muitas casas grandes e espaçosas que servem de repúblicas, oferecendo bastante lugar para os participantes.

 Cartaz Sua

Cartaz do evento

Eu estava na comissão de Comunicação e cuidava de abastecer os canais sociais do evento (na época: Youtube, blog e Orkut) e realizar o contato com os participantes e Centros Acadêmicos das faculdades. Basicamente eu tirava todas as dúvidas, encaminhava para os responsáveis e postava as informações sobre o evento. Uma dificuldade que enfrentei foi encontrar as pessoas e os lugares certos para divulgar. Minha tática foi buscar contato de pessoas das faculdades de comunicação e dos Centros Acadêmicos para pedir que divulgassem o evento em grupos de email internos. Paralelamente, também divulgava nas comunidades de cada universidade e também recolhia os endereços das faculdades para mandar cartazes e folders. Em nenhum momento eu utilizava algum perfil oficial do evento e sim sempre postava/respondia com meu nome. Isso ajudou bastante para “humanizar” o evento e até quebrar o gelo com os participantes. Acabei servindo de referência para os participantes durante o evento quando precisavam de informações e ajuda com algo.

Primeiro Dia

Registro do primeiro dia do evento

No dia do evento, uma coisa que foi fundamental para tudo dar certo foi a comunicação interna. Ter um QG (quartel-general) onde sempre deveria ter alguém lá, com um walkie talkie direto com a equipe de produção, agilizava e organizava todas as tarefas e necessidades. Faz muita diferença quando você tem um procedimento em mente para os casos de emergência.

No saldo final do evento, havia bastante dinheiro em caixa, vindo da venda total das camisetas do evento e das festas realizadas, como disse acima, além dos diversos novos amigos feitos durante a semana. Muitos deles eu mantenho contato até hoje, quatro anos depois.

Resumindo em tópicos, alguns aprendizados para organização de eventos:

–          Cobre comprometimento dos integrantes. Se perceber que não adianta, melhor não contar com a pessoa e entregar o trabalho para outra.

–          Quando der, postergue o pagamento de dívidas. Melhor contar que o dinheiro virá das festas e da venda de brindes durante o evento do que buscar recursos imediatos para fazer os pagamentos. Se possível, faça empréstimos de pessoas legais, que entendam o espírito do evento e as pague após o fim de tudo.

–          Realize parcerias não-financeiras com as empresas. Não ganhamos um centavo de patrocinadores. Mas tivemos sete parcerias, que cobriam gastos com a confecção do material de divulgação e das camisetas do evento, além de bancar a premiação da mostra competitiva de curtas.

–          Monte um plano de negócios. Para conseguir patrocínio ou parceria, você precisa mostrar como a empresa vai se beneficiar. Coloque desde a tradição do evento, seu alcance, o número estimado de participantes, aonde a imagem da marca pode estar inserida e, principalmente, porque é atraente para a empresa te apoiar. Por exemplo, era muito interessante para os Estúdios Quanta apoiar o evento porque os seus serviços são vendidos justamente para estudantes e profissionais de audiovisual, um dos públicos presentes na SUA.

–          Humanize a comunicação. Todos nós nos sentimentos mais à vontade quando percebemos que é uma pessoa identificável com quem estamos falando do outro lado.

–          Arranje walkie talkies. Evita gastos com celular e também facilita demais a comunicação.

–          Trabalhe com preços justos. O evento trabalhou com uma margem muito pequena de lucro sobre as inscrições, camisetas e festas. Entretanto, no saldo final, percebemos que essa margem, que parecia pequena, foi mais do que o suficiente, justamente porque todo o público aderiu, já que os preços estavam bem acessíveis.

Foi um evento lindo, lembrado com carinho por todos que participaram. Depois de nossa edição vieram os eventos na USP e na UnB, sendo que o próximo ficou decidido para UFF. Que continuem mantendo essa tradição bonita. Abaixo, o vídeo oficial do evento na Unicamp, aqui tem uma cobertura feita pela RUA da Ufscar e aqui está o blog do evento.

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